Calendario societario

Formulación de las cuentas anuales

Los administradores deben formular las cuentas anuales, el informe de gestión (cuando proceda) y la propuesta de aplicación del resultado en el plazo máximo de tres meses desde el cierre del ejercicio (art. 253.1 LSC). Las cuentas deben firmarlas todos los administradores; si falta alguna firma, se indica en cada documento con la causa (art. 253.2 LSC).

Legalización de los libros

Los libros obligatorios, incluidos el libro de actas y el libro registro de socios o de acciones nominativas, se legalizan telemáticamente en el Registro Mercantil, una vez cumplimentados en soporte electrónico, antes de que transcurran cuatro meses desde el cierre del ejercicio (art. 18.1 Ley 14/2013).

Convocatoria de la junta ordinaria

Entre la convocatoria y la junta debe mediar al menos un mes en la sociedad anónima y quince días en la sociedad limitada (art. 176.1 LSC). Si los estatutos prevén una comunicación individual a cada socio, el plazo cuenta desde el envío al último de ellos (art. 176.2 LSC).

Desde la convocatoria, cualquier socio puede obtener de la sociedad, de forma inmediata y gratuita, las cuentas que se someten a aprobación y, en su caso, el informe de gestión y el de auditoría, y la convocatoria debe mencionar ese derecho (art. 272.2 LSC).

Junta general ordinaria

La junta ordinaria se reúne necesariamente dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio para, en su caso, aprobar la gestión social, las cuentas del ejercicio anterior y la aplicación del resultado (art. 164.1 LSC). Es válida aunque se convoque o se celebre fuera de plazo (art. 164.2 LSC), pero todo lo que depende de ella se retrasa, empezando por el depósito de las cuentas.

Depósito de las cuentas en el Registro Mercantil

Dentro del mes siguiente a la aprobación, los administradores presentan en el Registro Mercantil del domicilio social la certificación de los acuerdos de aprobación de las cuentas y de aplicación del resultado, con un ejemplar de las cuentas, el informe de gestión cuando proceda y, si la sociedad audita sus cuentas, el informe del auditor (art. 279.1 LSC).

Si la sociedad audita sus cuentas

El auditor dispone como mínimo de un mes desde que recibe las cuentas firmadas por los administradores para emitir su informe (art. 270.1 LSC), y ese informe debe estar a disposición de los socios desde la convocatoria. La herramienta calcula con esos dos datos una fecha orientativa de entrega al auditor.

Cuando la auditoría es obligatoria, la junta nombra al auditor antes de que termine el ejercicio que se va a auditar, por un periodo inicial de entre tres y nueve años (art. 264.1 LSC).

Qué ocurre si no se cumplen

• Cierre registral: mientras no se depositen las cuentas, el Registro Mercantil no inscribe ningún documento de la sociedad, salvo excepciones como el cese o la dimisión de administradores, la revocación de poderes, la disolución y los asientos ordenados por un juez o una Administración (art. 282 LSC).
• Multa: de 1.200 a 60.000 euros, que impone el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas. Si la facturación anual supera los 6 millones de euros, el límite sube a 300.000 euros por cada año de retraso. Si las cuentas se depositan antes de que empiece el procedimiento sancionador, la multa se impone en su grado mínimo y se reduce a la mitad (art. 283 LSC).
• Concurso culpable: si la sociedad llega a concurso, no haber formulado las cuentas, no haberlas auditado debiendo hacerlo o no haberlas depositado en alguno de los tres últimos ejercicios hace presumir que el concurso es culpable (art. 444.3.º TRLC).

Y los plazos fiscales

El Impuesto sobre Sociedades, el IVA y las retenciones tienen su propio calendario, que publica cada año la Agencia Tributaria en su calendario del contribuyente. De esas declaraciones se ocupa la asesoría fiscal de la empresa.

Para los plazos que empiezan a correr cuando ocurre algo (unas pérdidas, un nombramiento, una falta de un trabajador), consulte la guía de plazos legales que la empresa no debe dejar pasar.