Gobierno societario: administradores, juntas y socios

Qué incluye el servicio

• Revisión de estatutos y del órgano de administración, y propuesta de cambios cuando no se ajustan a la realidad de la empresa.
• Convocatoria, orden del día, actas y certificaciones de juntas generales y consejos de administración.
• Asesoramiento al administrador sobre sus deberes y sobre cómo documentar las decisiones importantes.
• Aprobación de cuentas, reparto de dividendos, aumentos y reducciones de capital y demás acuerdos societarios.
• Conflictos entre socios: negociación, separación o exclusión de socios e impugnación de acuerdos.
• Acciones de responsabilidad contra administradores, o defensa del administrador frente a ellas.

El órgano de administración

La ley permite confiar la administración a un administrador único, a varios administradores que actúen de forma solidaria o conjunta, o a un consejo de administración. Cada opción tiene consecuencias prácticas: con administradores solidarios cualquiera puede obligar a la sociedad, mientras que con administradores conjuntos hace falta la firma de todos o de varios, lo que da control pero puede bloquear la gestión diaria.

Cuando un miembro del consejo asume funciones ejecutivas, la ley exige un contrato con la sociedad aprobado por el consejo con mayoría reforzada, en el que conste su retribución por esas funciones. Es un requisito que con frecuencia se pasa por alto y que conviene regularizar.

Deberes y responsabilidad del administrador

El administrador debe actuar con la diligencia de un ordenado empresario y con lealtad a la sociedad, anteponiendo el interés de la empresa al suyo propio. Responde frente a la sociedad, los socios y los acreedores del daño que cause por actos contrarios a la ley o a los estatutos o por incumplir sus deberes, y la acción para exigirle esa responsabilidad prescribe a los cuatro años.

En las decisiones de negocio, la ley protege al administrador que ha actuado de buena fe, sin interés personal en el asunto, con información suficiente y con un procedimiento de decisión adecuado. Por eso es importante que las decisiones relevantes queden documentadas: los informes que se tuvieron en cuenta, las alternativas valoradas y las razones de la elección.

Hay además un supuesto de responsabilidad especialmente grave: si la sociedad incurre en causa de disolución, por ejemplo por pérdidas que dejan el patrimonio neto por debajo de la mitad del capital, y el administrador no convoca la junta en dos meses para disolverla o remover la causa, responde personalmente de las deudas sociales posteriores.

Juntas generales y acuerdos

La junta debe convocarse con al menos quince días de antelación en la sociedad limitada y un mes en la anónima, en la forma que prevean los estatutos. Los defectos de convocatoria, de orden del día o de información a los socios son la causa más habitual de impugnación de acuerdos.

Los acuerdos contrarios a la ley, a los estatutos o al interés social pueden impugnarse, con carácter general, en el plazo de un año; si son contrarios al orden público, la acción no caduca. El estudio prepara las juntas para que los acuerdos sean sólidos y, cuando es el socio quien se ve perjudicado, valora si procede impugnarlos.

Conflictos entre socios

Los conflictos entre socios suelen tener que ver con la gestión, el reparto de beneficios o la salida de alguno de ellos. Antes de acudir a los tribunales se analizan los estatutos, el pacto de socios si existe y las vías que ofrece la ley:

• Derecho de información del socio sobre la marcha de la sociedad.
• Derecho de separación en los supuestos legales, incluido el de falta de reparto de dividendos: a partir del quinto ejercicio desde la inscripción, si hay beneficios y la junta no reparte al menos el 25 % de los beneficios distribuibles, el socio que haya protestado puede separarse, con las condiciones y excepciones que fija la ley.
• Exclusión del socio en los casos previstos en la ley o en los estatutos.
• Venta ordenada de participaciones o negociación de la salida.

En muchos casos, una negociación bien planteada resuelve el conflicto con menos coste y menos tiempo que un pleito, y preserva el valor de la empresa para todos.

Documentación necesaria

• Escrituras de constitución y estatutos vigentes, con sus modificaciones.
• Pacto de socios, si existe.
• Libro de actas y últimas cuentas anuales.
• Composición actual del capital y del órgano de administración.
• Comunicaciones relevantes entre socios o con el administrador.